Excel業務のシステム化｜開発会社に頼む前に、何を見るか

どこからが「限界」か

一人で使っているうちは道具。
複数人が同じものを更新し始めた時点から、システムになる。

Excel には、業務システムなら当たり前に持っている機能がありません—— 誰がいつ何を変えたかの記録、同時に触ったときの制御、入力してよい値の制約。一人で使っている限りこれらは要りません。人が増えた瞬間に、全部が要るようになります。そして足りない分は、人の注意力で埋められることになります。

限界が来ているサイン

ファイル名に日付と人名が付き始めた

「受注管理_最新_佐藤修正_0715.xlsx」。どれが本物か、開くまで分かりません。

「開いてる人います？」が飛び交う

同時に触れないので、待ちが発生します。待ち時間は誰の作業記録にも残りません。

マクロが止まると業務が止まる

手順そのものがコードに入っているのに、中を読める人がいない状態です。

同じ数字を二か所に入力している

どちらかを直し忘れる日が必ず来ます。来たときに気づける仕組みがありません。

月末にファイルを突き合わせている

本来は繋がっているべき情報が、別々のファイルに分かれている印です。

「あの人しか触れない」ができている

その人が休むと止まります。属人化はここから始まります。

当てはまらないなら、今のままで足ります。

一人か二人で回っていて、止まった経験も無いなら、置き換える理由はありません。 「Excelだから」を理由に投資する必要は無いということです。

その場で試せます

自分のブックが、どれだけ絡まっているか

サインに心当たりがあっても、それがどのくらいの規模なのかは開いても分かりません。ブックを読ませると、シート同士がどう参照し合っているかが図になります。数式が何個あって、どのシートに集中しているか。非表示のシートがあるか。マクロが入っているか。

そのうえで、空のまま残っているシート、名前から見て古い年度のもの、数式で繋がっていないのに同じ項目名が別のシートにもある箇所—— つまり人が目で見て転記している疑いのある場所を指摘します。

ファイルはサーバに送られません。 読み取りは全部ブラウザの中で動いていて、受け取る口をこちら側に作っていません。ページを開いたあと通信を切ってから読ませても、そのまま結果が出ます。

棚卸しツールを試す

全部を捨てないでください

「脱Excel」を掲げて全部を置き換えると、ほぼ確実に現場が不便になり、裏で新しいExcelが生まれます。Excel の自由度は本物の強みで、それを丸ごと取り上げると業務が遅くなります。置き換えるのは、次の2つだけで足りることが多い。

複数人が同時に触る部分

受注・原価・在庫の入力など。ここだけを画面にすると、待ちと転記と二重入力が消えます。

間違えると金額が狂う部分

単価の参照、原価の積み上げ、請求の作成。ここは人の注意力に頼らせない価値があります。

集計と分析は、Excel に出し続けたほうが速い。

入力と計算を画面に移したうえで、そこから Excel に出せるようにしておく——これが現実的な形です。現場は使い慣れた道具を取り上げられないし、数字は一か所に集まる。 Excelを敵にしないほうが、結果的に早く定着します。

実際に、置き換えました

どちらも Excel と人の記憶で回していた業務を読み解いて、動く画面にしたものです。 ただし、よそから引き取ったExcel業務を置き換えた経験はありません。 自分の手が入っている範囲でやったこと、という前提で見てください。

SolarEstimate

図面PDFから部材を拾って見積を作る。人の手と記憶に依存していた工程を画面に移した。

Mercury-Link

工事案件のP/L。四か所に散っていた数字を1つの画面に集約した。

Access で動いている場合は Accessの移行、そもそもなぜ誰も直せなくなるのかはお困りごと06 に書いています。

システム化の発注を検討している方へ

比較サイトで開発会社を並べる前に、線を1本引いてください

「Excelのシステム化」の見積は、どこまで置き換えるかで数倍変わります。線を引かずに相見積を取ると、各社が違う範囲を見積もるので、金額を比べているつもりで別のものを比べることになります。このページの棚卸しツールでご自身のブックの構造を出してから声をかければ、どの会社に頼むにしても見積の精度が上がります。計画によっては補助金が使える場合と使えない場合があり、その見立ても棚卸しに含みます。

よくいただく質問

Excel をやめたほうがいいということですか

違います。Excel は優秀な道具で、やめる必要はありません。問題になるのは、Excel が「表計算」ではなく「業務システム」の代わりに使われ始めてからです。複数人が同じファイルを更新する、マクロが業務の手順を担っている、そのファイルが止まると業務も止まる——この状態になったときだけ、置き換えを考える価値があります。それ以外は今のままで足ります。

作った人が辞めてしまい、マクロの中身が分かりません

マクロ（VBA）は仕様書に現れないまま業務の手順を担っていることが多く、ここが読めないと置き換えの範囲が決まりません。ただしファイル自体からは、シート構成・項目名・件数・数式の依存関係・マクロの有無までは機械的に取り出せます。まずそこまでを出して、残りをマクロの中身の読み取りで埋めます。このページから、ブラウザだけで動く棚卸しツールをその場で試せます。

全部を作り直す必要がありますか

ありません。むしろ全部を置き換えようとすると、Excel の自由度に慣れた現場が必ず不便になり、裏で新しいExcelが生まれて元に戻ります。置き換えるのは「複数人が同時に触る部分」と「間違えると金額が狂う部分」だけで十分なことが多い。集計や分析は Excel に出し続けたほうが速いです。

ファイルの中身を見せずに相談できますか

できます。棚卸しに必要なのは構造であって中身ではありません。シートの名前、項目名、だいたいの件数、何人で使っているかが分かれば見立ては立ちます。このページの棚卸しツールもブラウザ内だけで動き、ファイルはサーバに送られません。結果のスクリーンショットだけをお持ちいただく形でも構いません。

Excel から置き換えた実例はありますか

2件あります。自分たちの太陽光工事の見積を図面PDFから自動作成する SolarEstimate と、マーキュリー（PDCE）の工事案件の損益を一元化した Mercury-Link です。どちらも Excel と人の記憶で回していた業務を読み解いて、動く画面に置き換えたものです。ただし、よそから引き取ったExcel業務を置き換えた経験はありません。自分の手が入っている範囲でやったこと、という前提で見てください。

Excel業務のシステム化を開発会社に頼むと、費用は何で決まりますか

ファイルの数ではなく、置き換える範囲で決まります。複数人が同時に触る部分と、間違えると金額が狂う部分だけに絞れば安く済み、Excelの全機能を再現しようとすると跳ね上がります。だから頼む前に「どこまで置き換える価値があるか」の線引きが要ります。当社はその線引きの見立てまでを無料の棚卸しでやっています。棚卸しツールの結果があれば、他社への相見積にもそのまま使えます。